Archivácia dokumentov v súkromnej bezpečnostnej službe nie je administratívna formalita. Ide o zákonnú povinnosť, ktorej nedodržanie môže byť kvalifikované ako správny delikt so sankčnými následkami. Zákon č. 473/2005 Z. z. o poskytovaní služieb v oblasti súkromnej bezpečnosti presne určuje čo, kde, v akej forme a ako dlho musí prevádzkovateľ uchovávať.
Nižšie je systematický prehľad podľa jednotlivých ustanovení zákona.
1. Personálna dokumentácia zamestnancov (§ 47, § 46)
Základnou povinnosťou prevádzkovateľa je archivovať dokumenty preukazujúce bezúhonnosť a spoľahlivosť zamestnancov.
Rozsah archivovaných dokumentov
- dokumenty preukazujúce bezúhonnosť a spoľahlivosť,
- záznam o poučení uchádzača o zamestnanie (§ 46 ods. 1),
- čestné vyhlásenie uchádzača (§ 46 ods. 2),
- oznámenia o zmene skutočností – strata bezúhonnosti alebo spoľahlivosti (§ 46 ods. 3),
- doklady o zdravotnej spôsobilosti – lekársky posudok
Lehota uchovávania
Od vzniku pracovnoprávneho vzťahu, počas jeho trvania, počas preradenia na inú prácu a 5 rokov po skončení pracovného pomeru.
Po uplynutí 5 rokov je prevádzkovateľ povinný skartovať dokumenty, pokiaľ osoba nepožiadala o ich vrátenie.
Miesto archivácie
Dokumenty musia byť uložené v sídle právnickej osoby alebo v mieste činnosti fyzickej osoby.
2. Zmluvná dokumentácia (§ 38)
Povinná forma
Zmluva o poskytovaní bezpečnostnej služby, jej zmeny, dodatky aj zrušenie musia mať písomnú formu, inak sú neplatné.
Evidencia a označovanie
Každá písomnosť súvisiaca s poskytovaním bezpečnostnej služby musí byť evidovaná, označená obchodným menom a číslom licencie.
Lehota archivácie
Zmluva sa archivuje počas plnenia a následne 5 rokov po jeho skončení.
3. Prevádzková dokumentácia strážnej služby (§ 56)
Povinné evidencie
- evidencia osôb poverených výkonom fyzickej ochrany,
- evidencia služieb podľa chránených objektov,
- evidencia zásahov,
- záznamy o zásahoch,
- inšpekčná kniha dozoru.
Lehota uchovávania
Evidencie sa vedú počas celej doby prevádzkovania služby a následne sa uchovávajú 5 rokov po vykonaní posledného zápisu.
4. Forma archivácie – papier alebo elektronicky?
Zákon vyžaduje písomnú formu pri zmluvách, resp. aj pri tzv. povinných evidenciách. Elektronickú formu vylučuje spôsob vedenia evidencií stanovený vyhláškou 634/2005 Z. z. , ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o SBS.
5. Najčastejšie pochybenia v praxi
- neúplná evidencia zásahov,
- chýbajúce záznamy o poučení zamestnanca,
- archivácia mimo zákonom určeného miesta,
- predčasná skartácia dokumentácie,
- neosvedčené podpisy na predkladaných čestných vyhláseniach
Záver
Základná lehota, ktorá sa opakuje vo viacerých ustanoveniach je 5 rokov.
Prevádzkovateľ musí zabezpečiť vedenie zákonom predpísaných evidencií, ich uloženie v sídle alebo mieste činnosti a dodržanie päťročných archivačných lehôt.
Správne nastavený archivačný systém je základom právnej istoty prevádzkovateľa a jeho ochrany pri kontrolnej činnosti príslušných oprávnených orgánov.